Privacy Policy

KLYNK SRL
Via Torquato Taramelli 60, 20124 Milano (MI)
C.F./P.IVA: 14461420961
Email: info@klynk.it

KLYNK Recall è un servizio che KLYNK SRL fornisce alle aziende clienti per la gestione delle chiamate ricevute. Se sei un'azienda cliente, questa informativa descrive come trattiamo i tuoi dati in qualità di titolare (ad esempio i tuoi dati di account e fatturazione) e come trattiamo, per tuo conto e in qualità di responsabile del trattamento, i dati di chi ti chiama. Se sei una persona che ha chiamato un'azienda che utilizza KLYNK Recall, il titolare del trattamento dei tuoi dati è quell'azienda, non KLYNK: trovi maggiori informazioni più sotto, alla sezione "Se ci hai chiamato tramite un cliente KLYNK".

KLYNK Recall riceve le chiamate sul numero telefonico collegato dal cliente, le gestisce tramite un assistente vocale basato su intelligenza artificiale, e ne registra e trascrive il contenuto per consentire al cliente di recuperare i contatti e gestire le richieste ricevute.

Al termine della chiamata il cliente riceve un riepilogo sul proprio canale (WhatsApp o Telegram) e può consultare la chiamata dalla dashboard riservata su app.klynk.it. Se il cliente ha attivato le funzioni corrispondenti, l'assistente può inoltre inviare a chi ha chiamato un messaggio WhatsApp di conferma, registrare il contatto nel CRM collegato dal cliente e fissare un appuntamento sul suo calendario.

Se hai telefonato a un'azienda che utilizza KLYNK Recall, la tua chiamata potrebbe essere stata gestita da un assistente vocale automatizzato e registrata. Il titolare del trattamento dei tuoi dati è l'azienda che hai chiamato, non KLYNK SRL: è a lei che devi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti (accesso, cancellazione, opposizione). KLYNK SRL tratta i tuoi dati esclusivamente per conto di quell'azienda, secondo le sue istruzioni, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

Se ci scrivi a info@klynk.it senza sapere quale azienda hai chiamato, possiamo aiutarti a individuarla e trasmetterle la tua richiesta, ma la decisione resta sua.

Dati del cliente che attiva il servizio — per i quali KLYNK SRL è titolare:

• Dati di account: nome, indirizzo email, numero di telefono, numeri telefonici collegati al servizio, canale di notifica scelto
• Dati di fatturazione: piano sottoscritto e stato dell'abbonamento — i dati della carta di pagamento sono gestiti direttamente da Stripe, KLYNK non li memorizza
• Dati tecnici: log delle esecuzioni necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio

Dati di chi chiama — per i quali KLYNK SRL è responsabile, e titolare è l'azienda chiamata:

• numero di telefono del chiamante, nome se dichiarato durante la conversazione, eventuale numero indicato per essere richiamato
• motivo della chiamata, urgenza e riepilogo così come ricostruiti dall'assistente
• registrazione audio e trascrizione integrale della conversazione
• data, ora e durata della chiamata, e classificazione della chiamata come indesiderata quando il filtro la riconosce come tale

Non chiediamo e non vogliamo dati particolari (salute, convinzioni, dati giudiziari): se il chiamante li pronuncia spontaneamente finiscono nella trascrizione, e spetta all'azienda titolare valutarne la conservazione.

• Erogare il servizio al cliente (rispondere alle chiamate, produrre riepiloghi, consentire il recupero dei contatti): esecuzione del contratto — art. 6.1.b.
• Trattare i dati di chi chiama: KLYNK agisce su istruzione dell'azienda titolare, che individua la propria base giuridica nei confronti del chiamante. KLYNK non usa quei dati per finalità proprie. I dati delle chiamate non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale: KLYNK impone lo stesso vincolo ai fornitori di cui si avvale e ne verifica la configurazione. Le registrazioni sono conservate su infrastruttura sotto il controllo di KLYNK, nell'Unione Europea, e non sui server del fornitore della piattaforma vocale.
• Gestire abbonamento e fatturazione: esecuzione del contratto e obblighi di legge — art. 6.1.b e 6.1.c.
• Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi (inclusa la classificazione delle chiamate indesiderate): legittimo interesse — art. 6.1.f.

Se attivi KLYNK Recall resti titolare del trattamento dei dati di chi ti chiama. È tua responsabilità informarlo, ad esempio tramite un messaggio vocale in apertura di chiamata che dichiari l'uso di un assistente automatizzato e la registrazione della conversazione, e fornirgli un riferimento per esercitare i propri diritti. Su richiesta, KLYNK SRL fornisce un testo standard utilizzabile a questo scopo.

Per erogare il servizio ci avvaliamo dei fornitori elencati qui sotto. I primi trattano i dati di chi chiama, come sub-responsabili, nell'ambito del rapporto fra KLYNK e l'azienda cliente:

Questi trattano invece i dati dell'azienda cliente, per i quali KLYNK SRL è titolare:

Le registrazioni e le trascrizioni sono inoltre consultabili dal cliente titolare tramite la dashboard riservata su app.klynk.it, con accesso protetto da credenziali personali.

L'elenco completo, con la sede di ciascun fornitore e la garanzia su cui si basa l'eventuale trasferimento fuori dall'Unione Europea, è nella pagina Sub-processors.

Non vendiamo i dati e non li condividiamo con terzi per finalità di marketing di terze parti.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti. Il trasferimento dei dati avviene sulla base del Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, a seconda del fornitore.

Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate sono conservate per un massimo di 12 mesi dalla raccolta, salvo diverso accordo scritto con il cliente titolare, e successivamente cancellate.

I dati di account e di fatturazione del cliente sono conservati per la durata del rapporto e, per i documenti fiscali, per i dieci anni previsti dalla legge. Il cliente titolare può chiedere in qualsiasi momento la cancellazione anticipata dei dati delle chiamate, e chi ha chiamato può chiederla all'azienda titolare.

Chi chiama un numero gestito da KLYNK Recall parla con un sistema di intelligenza artificiale, non con una persona. L'assistente lo dichiara all'inizio della conversazione ed è tenuto a ripeterlo se gli viene chiesto.

L'assistente raccoglie e riepiloga le informazioni della chiamata; non adotta decisioni che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo sulle persone ai sensi dell'art. 22 GDPR. Come ogni sistema di questo tipo, può commettere imprecisioni: il riepilogo di una chiamata va inteso come una ricostruzione automatica, non come un verbale.

Quando il cliente collega il proprio Google Calendar, KLYNK Recall verifica le fasce già occupate per proporre un orario libero e crea l'evento dell'appuntamento. Non legge il contenuto degli eventi esistenti e non accede ad altri dati dell'account Google.

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google sono conformi alla Google API Services User Data Policy, incluse le Limited Use requirements. I dati ricevuti dalle Google Workspace API non vengono utilizzati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o machine learning generalizzati, né trasferiti a servizi di terze parti che li utilizzino per addestrare i propri modelli.

"KLYNK Recall's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Data received from Google Workspace APIs is not used to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models, nor transferred to third-party AI/ML services."

Se sei un cliente KLYNK, puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati e ottenerne copia, correggerli, cancellarli, limitarne o opporti al trattamento, e riceverli in un formato leggibile da un computer.

Se hai chiamato un'azienda che utilizza KLYNK Recall, questi stessi diritti li eserciti nei confronti di quell'azienda, che è il titolare: noi le diamo seguito su sua istruzione.

Per scriverci: info@klynk.it. Rispondiamo entro un mese. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del paese in cui risiedi.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione: comunicazioni cifrate, accesso alla dashboard protetto da credenziali personali e limitato ai dati del proprio account, accesso del personale limitato a quanto necessario.

Questa informativa riguarda KLYNK Recall. Gli altri servizi KLYNK hanno una propria informativa, disponibile sul relativo sito.

Questa informativa può essere aggiornata. In caso di modifiche sostanziali informiamo i clienti tramite il servizio o via email; la versione valida è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.

KLYNK SRL — Via Torquato Taramelli 60, 20124 Milano — info@klynk.it