Codice Etico e di Condotta

KLYNK SRL (di seguito "la Società") è una società con sede a Milano, attiva nello sviluppo e nella commercializzazione di soluzioni software basate su intelligenza artificiale conversazionale, con particolare riferimento all'automazione delle comunicazioni per privati e piccole imprese (piattaforme KLYNK Assistant, Agente Intelligente, Agenda Intelligente, KLYNK CRM).

Questo Codice Etico definisce i principi e gli standard di condotta che la Società adotta e promuove nello svolgimento della propria attività, in conformità con la normativa vigente e con le migliori pratiche di settore. Si applica a soci, amministratori, collaboratori e a chiunque agisca per conto della Società, inclusi fornitori e partner commerciali con cui essa intrattiene rapporti stabili.

2.1 Legalità e integrità. La Società opera nel pieno rispetto della legge e dei regolamenti applicabili in ogni giurisdizione in cui svolge la propria attività.

2.2 Trasparenza. La Società garantisce la trasparenza e la completezza delle informazioni fornite a clienti, partner e autorità competenti. Le comunicazioni commerciali sono veritiere, non ingannevoli e conformi alla normativa di riferimento.

2.3 Riservatezza e protezione dei dati. La Società tutela la riservatezza delle informazioni acquisite nell'esercizio della propria attività e garantisce il trattamento dei dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

2.4 Rispetto della persona e non discriminazione. La Società promuove un ambiente di lavoro e di collaborazione fondato sul rispetto reciproco e sulla dignità della persona. Non tollera discriminazioni di alcun tipo, molestie o comportamenti lesivi della persona.

2.5 Uso etico dell'intelligenza artificiale. Nello sviluppo e nell'implementazione dei propri sistemi di intelligenza artificiale, la Società si impegna a rispettare i principi di trasparenza, equità e supervisione umana, in conformità con il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). In particolare, la Società si impegna a:

• garantire che i sistemi conversazionali siano progettati e utilizzati in modo da rispettare i diritti fondamentali degli utenti;
• assicurare la trasparenza verso gli utenti finali circa l'interazione con sistemi automatizzati (ogni assistente KLYNK dichiara la propria natura di sistema AI);
• non impiegare i dati e i contenuti degli utenti per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali senza consenso esplicito;
• mantenere un livello di supervisione umana adeguato al rischio delle applicazioni sviluppate.

3.1 Divieto di corruzione. La Società vieta qualsiasi forma di corruzione, sia attiva che passiva, nei confronti di pubblico ufficiale, incaricato di pubblico servizio o soggetti privati. È fatto divieto assoluto a chiunque agisca per conto della Società di offrire, promettere, dare, richiedere o accettare, direttamente o indirettamente, denaro, beni, servizi, utilità o qualsiasi altro vantaggio indebito allo scopo di influenzare impropriamente decisioni o ottenere vantaggi illeciti.

3.2 Normativa di riferimento. La presente politica è adottata in conformità con la normativa italiana vigente in materia di reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 318-322 c.p.) e di corruzione tra privati (art. 2635 c.c.).

3.3 Omaggi e regali. Non è consentito offrire o accettare omaggi, regali o benefici che possano essere interpretati come strumenti per ottenere trattamenti di favore o che eccedano le normali pratiche di cortesia commerciale.

Chiunque operi per conto della Società è tenuto a evitare situazioni in cui interessi personali possano entrare in conflitto, anche solo potenziale, con gli interessi della Società. Ogni situazione di potenziale conflitto deve essere tempestivamente comunicata all'Amministratore Unico.

I rapporti commerciali sono fondati su principi di correttezza, trasparenza e leale concorrenza. La selezione di fornitori e partner avviene sulla base di criteri oggettivi di qualità, competenza e affidabilità, nel rispetto delle normative applicabili. La Società si impegna a non intrattenere rapporti commerciali con soggetti coinvolti in attività illecite, riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo.

Chiunque venga a conoscenza di violazioni del presente Codice, o abbia dubbi sulla correttezza di una pratica adottata dalla Società, può segnalarlo scrivendo all'indirizzo info@klynk.it. La Società garantisce la riservatezza dell'identità del segnalante e si impegna a non adottare alcuna misura ritorsiva nei confronti di chi effettui segnalazioni in buona fede.

KLYNK SRL, per dimensione e struttura, non rientra nell'ambito di applicazione obbligatoria del D.Lgs. 24/2023 in materia di whistleblowing (che si applica a soggetti privati con determinate soglie dimensionali). Il canale di segnalazione sopra descritto è offerto su base volontaria, come buona pratica.

La violazione dei principi e delle regole contenuti nel presente Codice da parte di collaboratori o partner commerciali costituisce inadempimento agli obblighi contrattuali e può comportare la risoluzione del rapporto, fatti salvi eventuali ulteriori diritti e rimedi previsti dalla legge.

Il presente Codice è soggetto a revisione periodica e può essere aggiornato dall'Amministratore Unico in relazione all'evoluzione normativa o alle esigenze organizzative della Società. Ogni aggiornamento sarà reso disponibile con le medesime modalità del presente documento.